Jak zastąpiliśmy klucze nowoczesnym systemem zabezpieczeń z rejestracją czasu pracy w jednej platformie. Średniej wielkości biurowiec pod Poznaniem, kilkadziesiąt osób z różnych zespołów.
Klient zarządzał średniej wielkości obiektem biurowym pod Poznaniem. W budynku pracowało kilkadziesiąt osób z różnych zespołów: administracja, dział handlowy, dział techniczny i kadra zarządzająca. Obiekt obsługiwał także podwykonawców (serwis sprzątający, ochronę, dostawców) oraz odwiedzających klientów.
Wewnątrz wydzielone były pomieszczenia o różnym poziomie wrażliwości: serwerownia, archiwum dokumentów oraz gabinet zarządu. Każde z nich wymagało innych zasad dostępu, ale na poziomie fizycznych kluczy nie dawało się tego sensownie wyegzekwować.
Pierwszy problem to bałagan w obiegu kluczy. Każdy pracownik miał klucz, niektórzy po kilka (do sali konferencyjnej, archiwum, pomieszczenia socjalnego). Część kluczy zaginęła, a po odejściu pracownika nie zawsze udawało się je odzyskać. Każde takie zdarzenie teoretycznie wymagało wymiany wkładek i dorobienia kolejnych kompletów.
Drugi problem to brak różnicowania uprawnień. Niektóre pomieszczenia wymagały ograniczonego dostępu, ale faktycznie wszyscy mieli ten sam klucz uniwersalny. Zasady były ustne, niewdrażalne i nieweryfikowalne.
Trzeci problem to brak historii dostępów. W razie incydentu, sytuacji konfliktowej czy kontroli nie było żadnego sposobu, żeby ustalić, kto i kiedy był w danym pomieszczeniu. Brak historii zdarzeń to słabość, którą widać dopiero w momencie, gdy zaczyna być potrzebna.
Czwarty problem to brak kontroli czasu dostępu. Klucze działały zawsze. Pracownik administracyjny mógł teoretycznie wejść do biura w niedzielę o trzeciej w nocy, a serwis sprzątający w środku godzin pracy zarządu. W obiekcie z większą liczbą podmiotów to realne ryzyko.
Klient szukał kompleksowego rozwiązania, które zastąpi klucze, da kontrolę nad strefami i zapewni historię zdarzeń. Po analizie wybraliśmy wspólnie system kontroli dostępu Roger RACS 5. Roger to polski producent elektronicznych systemów zabezpieczeń od ponad 30 lat (siedziba w Gościszewie, gmina Sztum, woj. pomorskie). RACS 5 to ich najnowsza generacja systemu kontroli dostępu, używana w tysiącach obiektów w Polsce i za granicą.
System Roger RACS 5 działa zarówno w małych biurach z kilkoma przejściami, jak i w dużych obiektach z setkami punktów dostępu. Klient może zacząć od podstawowego wdrożenia i rozbudowywać system w miarę potrzeb.
Drugi argument to integracja z innymi systemami zabezpieczeń. RACS 5 daje możliwość integracji z systemem alarmowym, monitoringiem CCTV oraz systemem zarządzania budynkiem. W tym wdrożeniu kluczowa była integracja z RCP, czyli rejestracją czasu pracy, w tej samej aplikacji zarządzającej.
Trzeci argument to ekosystem urządzeń od jednego producenta: kontrolery dostępu, czytniki zbliżeniowe, czytniki biometryczne, ekspandery rozszerzające liczbę przejść i oprogramowanie do zarządzania. To łatwiejszy serwis, jednolite wsparcie i polska dokumentacja.
Wdrożenie podzieliliśmy na pięć etapów.
Przeszliśmy z klientem cały budynek. Określiliśmy, które przejścia wymagają kontroli (wejście główne, wejście serwisowe, drzwi do serwerowni, archiwum, gabinetu zarządu i pomieszczeń kadrowych), jakie strefy dostępu wyróżnić, kto powinien mieć dostęp do których pomieszczeń oraz w jakich godzinach. Sprawdziliśmy też potrzebę integracji z RCP, która w tym przypadku była kluczowa. Powstał projekt z listą urządzeń: kontrolery dostępu Roger, czytniki zbliżeniowe, elektrozamki, zwory elektromagnetyczne i ekspandery rozszerzające liczbę przejść.
Wykonaliśmy okablowanie strukturalne między kontrolerami a czytnikami przy każdym przejściu. Czytniki zbliżeniowe zainstalowaliśmy zgodnie z dobrymi praktykami, na odpowiedniej wysokości, w pozycji wygodnej dla użytkowników, z osłoną przed czynnikami atmosferycznymi tam, gdzie były montowane na zewnątrz. Tam, gdzie drzwi były przystosowane przez producenta do montażu elektrozamków, zamontowaliśmy elektrozamki. W pozostałych przypadkach (drzwi szklane, drzwi bez przygotowania pod zamek elektroniczny) zwory elektromagnetyczne. Na koniec przeprowadziliśmy konfigurację niskopoziomową urządzeń: adresację kontrolerów, ustawienie komunikacji, podstawowe zabezpieczenia firmware oraz parametry pracy czytników.
W oprogramowaniu RACS 5 zdefiniowaliśmy cztery strefy dostępu zgodnie z projektem: strefę ogólnodostępną, pracowniczą, serwisową oraz strefę zarządu. Następnie wprowadziliśmy harmonogramy odpowiadające realnemu trybowi pracy obiektu:
Każdy pracownik otrzymał kartę zbliżeniową z indywidualnymi uprawnieniami. Karta zawiera tylko unikalny identyfikator, a wszystkie uprawnienia są zapisane w systemie centralnym. To kluczowe dla bezpieczeństwa: zgubiona karta nie zdradza, do czego daje dostęp. Skonfigurowaliśmy też generowanie raportów zdarzeń (kto, kiedy, gdzie zarejestrował kartę), na żądanie lub automatycznie na e-mail administratora.
Wyznaczona przez klienta osoba (najczęściej kadrowiec lub office manager) przeszła szkolenie z obsługi systemu RACS 5. Tematy obejmowały dodawanie nowego pracownika i wydawanie karty, blokowanie zgubionej karty, zmianę uprawnień użytkownika, generowanie raportów zdarzeń oraz reagowanie na alarmy i zdarzenia awaryjne. Klient otrzymał komplet dokumentacji powykonawczej: schematy okablowania i lokalizacji urządzeń, instrukcje obsługi systemu, karty gwarancyjne urządzeń oraz listę kart wydanych pracownikom.
Po zakończeniu prac sporządziliśmy protokół bezusterkowego odbioru końcowego. Wszystkie funkcje systemu zostały przetestowane w obecności klienta. Zawarliśmy z klientem umowę serwisową zapewniającą ciągłość działania systemu. W przypadku systemów kontroli dostępu to standard branżowy: system wymaga okresowych przeglądów, dostępu do bieżących aktualizacji oprogramowania producenta oraz szybkiej reakcji w razie awarii.
Pierwszy efekt to koniec z gubionymi kluczami. Zgubiona karta to dwie minuty pracy w oprogramowaniu: administrator blokuje ją, wydaje nową, a system od razu wie, że stara karta nie ma już dostępu. Wymiana zamków stała się przeszłością.
Drugi efekt to pełna kontrola stref dostępu. Pracownicy administracyjni nie wchodzą do serwerowni, sprzątacze nie wchodzą do gabinetu zarządu. System pilnuje tego automatycznie, bez konieczności egzekwowania zasad przez przełożonych.
Trzeci efekt to historia zdarzeń dostępna na żądanie. W razie incydentu (zaginięcie sprzętu, sytuacja konfliktowa) klient może wygenerować raport, kto i o której godzinie był w danym pomieszczeniu. Sam fakt, że taka historia istnieje, ogranicza ryzyko niewłaściwych zachowań.
Czwarty efekt to skalowalność i łatwość rozbudowy. Dodanie nowego przejścia to montaż czytnika i kilka minut konfiguracji w systemie. Rozbudowa o kolejne piętra, lokalizacje czy integrację z systemem alarmowym jest możliwa bez wymiany istniejącej infrastruktury.
Piąty efekt to integracja z RCP w jednej platformie. Ten sam system rejestruje czas pracy pracowników, zastępując papierowe listy obecności i ułatwiając pracę kadrom. Nie trzeba kupować ani utrzymywać osobnego systemu rejestracji czasu pracy. Jeśli zastanawiasz się, czym jest RCP i kiedy warto je wdrożyć, wyjaśniamy to w osobnym artykule.
Zobacz pełną ofertę kontroli dostępu albo poznaj wszystkie nasze usługi w Poznaniu.
Panowie zainstalowali na szafkach pracowniczych instalacje kontroli dostępu firmy Roger, w ten sposób rozwiązując problem ciągłego gubienia kluczy albo włamań do szafek. Dziękujemy za doradztwo, dobór rozwiązań a następnie sprawny montaż oraz szkolenie z obsługi programu. Serdecznie polecam każdemu ich usługi.
Zamów bezpłatny audyt obiektu. Obejrzymy budynek, doradzimy liczbę przejść do objęcia kontrolą, dobierzemy elementy wykonawcze i przygotujemy wycenę z podziałem na sprzęt, montaż i abonament serwisowy.