Wdrożenie systemu kontroli dostępu Roger RACS 5 w biurowcu pod Poznaniem
Jak zastąpiliśmy klucze nowoczesnym systemem zabezpieczeń z RCP w jednej platformie
Snapshot
Kim był klient?
Klient zarządzał średniej wielkości obiektem biurowym pod Poznaniem. W budynku pracowało kilkadziesiąt osób z różnych zespołów: administracja, dział handlowy, dział techniczny i kadra zarządzająca. Obiekt obsługiwał także podwykonawców (serwis sprzątający, ochronę, dostawców) oraz odwiedzających klientów.
Wewnątrz wydzielone były pomieszczenia o różnym poziomie wrażliwości: serwerownia, archiwum dokumentów oraz gabinet zarządu. Każde z nich wymagało innych zasad dostępu, ale na poziomie fizycznych kluczy nie dawało się tego sensownie wyegzekwować.
Wyzwanie
Pierwszy problem to bałagan w obiegu kluczy. Każdy pracownik miał klucz, niektórzy po kilka (do sali konferencyjnej, archiwum, pomieszczenia socjalnego). Część kluczy zaginęła, a po odejściu pracownika nie zawsze udawało się je odzyskać. Każde takie zdarzenie teoretycznie wymagało wymiany wkładek i dorobienia kolejnych kompletów.
Drugi problem to brak różnicowania uprawnień. Niektóre pomieszczenia wymagały ograniczonego dostępu, ale faktycznie wszyscy mieli ten sam klucz uniwersalny. Zasady były ustne, niewdrażalne i nieweryfikowalne.
Trzeci problem to brak historii dostępów. W razie incydentu, sytuacji konfliktowej czy kontroli nie było żadnego sposobu, żeby ustalić, kto i kiedy był w danym pomieszczeniu. Brak historii zdarzeń to słabość, którą widać dopiero w momencie, gdy zaczyna być potrzebna.
Czwarty problem to brak kontroli czasu dostępu. Klucze działały zawsze. Pracownik administracyjny mógł teoretycznie wejść do biura w niedzielę o trzeciej w nocy, a serwis sprzątający w środku godzin pracy zarządu. W obiekcie z większą liczbą podmiotów to realne ryzyko.
Dlaczego Roger RACS 5?
Klient szukał kompleksowego rozwiązania, które zastąpi klucze, da kontrolę nad strefami i zapewni historię zdarzeń. Po analizie wybraliśmy wspólnie system Roger RACS 5; o tym co warto sprawdzić zanim się go zamówi piszemy w opracowaniu Roger RACS 5 przed wdrożeniem. Roger to polski producent elektronicznych systemów zabezpieczeń od ponad 30 lat (siedziba w Gościszewie, gmina Sztum, woj. pomorskie). RACS 5 to ich najnowsza generacja systemu kontroli dostępu, używana w tysiącach obiektów w Polsce i za granicą.
System Roger RACS 5 działa zarówno w małych biurach z kilkoma przejściami, jak i w dużych obiektach z setkami punktów dostępu. Klient może zacząć od podstawowego wdrożenia i rozbudowywać system w miarę potrzeb.
Drugi argument to integracja z innymi systemami zabezpieczeń. RACS 5 daje możliwość integracji z systemem alarmowym, monitoringiem CCTV oraz systemem zarządzania budynkiem (BMS). W tym wdrożeniu kluczowa była integracja z RCP, czyli rejestracją czasu pracy, w tej samej aplikacji zarządzającej.
Trzeci argument to ekosystem urządzeń od jednego producenta: kontrolery dostępu, czytniki zbliżeniowe, czytniki biometryczne, ekspandery rozszerzające liczbę przejść, oprogramowanie do zarządzania. Łatwiejszy serwis, jednolite wsparcie, polska dokumentacja.
Jak wdrożyliśmy system
Wdrożenie podzieliliśmy na pięć etapów.
Etap 1: Audyt obiektu i projekt systemu
Przeszliśmy z klientem cały budynek. Określiliśmy, które przejścia wymagają kontroli (wejście główne, wejście serwisowe, drzwi do serwerowni, archiwum, gabinetu zarządu i pomieszczeń kadrowych), jakie strefy dostępu wyróżnić, kto powinien mieć dostęp do których pomieszczeń oraz w jakich godzinach. Sprawdziliśmy też potrzebę integracji z RCP, która w tym przypadku była kluczowa.
Powstał projekt z listą urządzeń: kontrolery dostępu Roger, czytniki zbliżeniowe, elektrozamki oraz zwory elektromagnetyczne i ekspandery rozszerzające liczbę przejść.
Etap 2: Montaż urządzeń i okablowanie
Wykonaliśmy okablowanie strukturalne między kontrolerami a czytnikami przy każdym przejściu. Czytniki zbliżeniowe zainstalowaliśmy zgodnie z dobrymi praktykami, na odpowiedniej wysokości, w pozycji wygodnej dla użytkowników, z osłoną przed czynnikami atmosferycznymi tam, gdzie były montowane na zewnątrz.
Tam, gdzie drzwi były przystosowane przez producenta do montażu elektrozamków, zamontowaliśmy elektrozamki. W pozostałych przypadkach (drzwi szklane, drzwi bez przygotowania pod zamek elektroniczny) zwory elektromagnetyczne. Decyzja o doborze elementu wykonawczego ma wpływ na trwałość całego systemu, dlatego zawsze sprawdzamy dokumentację techniczną drzwi przed montażem.
Na koniec przeprowadziliśmy konfigurację niskopoziomową urządzeń: adresację kontrolerów, ustawienie komunikacji między urządzeniami, podstawowe zabezpieczenia firmware oraz parametry pracy czytników. To etap, który decyduje o stabilności systemu w długim okresie.
Etap 3: Konfiguracja wysokopoziomowa w RACS 5
W oprogramowaniu RACS 5 zdefiniowaliśmy cztery strefy dostępu zgodnie z projektem: strefę ogólnodostępną, pracowniczą, serwisową oraz strefę zarządu. Następnie wprowadziliśmy harmonogramy odpowiadające realnemu trybowi pracy obiektu:
- Pracownicy administracyjni: poniedziałek-piątek 7:00-18:00
- Serwis sprzątający: poniedziałek-piątek 18:00-22:00
- Dział techniczny: poniedziałek-sobota 6:00-22:00
- Zarząd: pełny dostęp 24/7
- Goście: dostęp tylko do strefy ogólnodostępnej, na czas trwania wizyty
Każdy pracownik otrzymał kartę zbliżeniową z indywidualnymi uprawnieniami. Karta zawiera tylko unikalny identyfikator, wszystkie uprawnienia są zapisane w systemie centralnym. To kluczowe dla bezpieczeństwa: zgubiona karta nie zdradza, do czego daje dostęp.
Skonfigurowaliśmy też generowanie raportów zdarzeń (kto, kiedy, gdzie zarejestrował kartę). Raporty można generować na żądanie lub automatycznie wysyłać na e-mail administratora.
Etap 4: Szkolenie i przekazanie
Wyznaczona przez klienta osoba (najczęściej kadrowiec lub office manager) przeszła szkolenie z obsługi systemu RACS 5. Tematy obejmowały dodawanie nowego pracownika i wydawanie karty, blokowanie zgubionej karty, zmianę uprawnień użytkownika, generowanie raportów zdarzeń oraz reagowanie na alarmy i zdarzenia awaryjne.
Klient otrzymał komplet dokumentacji powykonawczej: schematy okablowania i lokalizacji urządzeń, instrukcje obsługi systemu, karty gwarancyjne urządzeń oraz listę kart wydanych pracownikom.
Etap 5: Protokół odbioru i umowa serwisowa
Po zakończeniu prac sporządziliśmy protokół bezusterkowego odbioru końcowego. Wszystkie funkcje systemu zostały przetestowane w obecności klienta.
Zawarliśmy z klientem umowę serwisową zapewniającą ciągłość działania systemu. W przypadku systemów kontroli dostępu jest to standard branżowy. System wymaga okresowych przeglądów, dostępu do bieżących aktualizacji oprogramowania producenta oraz szybkiej reakcji w przypadku awarii. Bez umowy serwisowej nie udzielamy pełnej gwarancji na ciągłość działania systemu.
Skończył się problem z gubionymi kluczami i dorabianiem zamków. Pracownicy wchodzą kartą, a my mamy porządek w tym kto i kiedy był w biurze, plus rozliczenie czasu pracy w jednym miejscu. Montaż i szkolenie z obsługi poszły sprawnie.
Wykorzystane technologie
Komponenty: kontrolery dostępu, czytniki zbliżeniowe, elektrozamki lub zwory elektromagnetyczne (zależnie od typu drzwi), ekspandery rozszerzające liczbę przejść.
Karty: karty zbliżeniowe z unikalnym identyfikatorem, uprawnienia zapisane w systemie centralnym.
Integracje: możliwość integracji z systemem alarmowym, monitoringiem CCTV, BMS oraz RCP w jednej platformie.
Efekty wdrożenia
Pierwszy efekt to koniec z gubionymi kluczami. Zgubiona karta to dwie minuty pracy w oprogramowaniu. Administrator blokuje ją, wydaje nową, system od razu wie, że stara karta nie ma już dostępu. Wymiana zamków stała się przeszłością – porównanie tych dwóch podejść omawiamy w tekście kontrola dostępu czy klucze.
Drugi efekt to pełna kontrola stref dostępu. Pracownicy administracyjni nie wchodzą do serwerowni. Sprzątacze nie wchodzą do gabinetu zarządu. System pilnuje tego automatycznie, bez konieczności egzekwowania zasad przez przełożonych.
Trzeci efekt to historia zdarzeń dostępna na żądanie. W razie incydentu (zaginięcie sprzętu, sytuacja konfliktowa) klient może wygenerować raport, kto i o której godzinie był w danym pomieszczeniu. Sam fakt, że taka historia istnieje, ogranicza ryzyko niewłaściwych zachowań.
Czwarty efekt to skalowalność i łatwość rozbudowy. Dodanie nowego przejścia to montaż czytnika i kilka minut konfiguracji w systemie. Rozbudowa o kolejne piętra, lokalizacje czy integrację z systemem alarmowym jest możliwa bez wymiany istniejącej infrastruktury.
Piąty efekt to integracja z RCP w jednej platformie. Ten sam system rejestruje czas pracy pracowników, zastępując papierowe listy obecności i ułatwiając pracę kadrom – różnice i zależności między tymi obszarami opisujemy w artykule o RCP a kontroli dostępu. Nie trzeba kupować ani utrzymywać osobnego systemu rejestracji czasu pracy.
Dla kogo to dobra inwestycja?
Z naszego doświadczenia kontrola dostępu sprawdza się w wielu typach obiektów:
- Biurowce i obiekty administracyjne (ograniczenie dostępu do stref roboczych, serwerowni, archiwum)
- Hale produkcyjne i magazyny (kontrola wstępu pracowników i podwykonawców, integracja z RCP)
- Placówki medyczne (wymóg ograniczenia dostępu do pomieszczeń z dokumentacją pacjentów)
- Szkoły i placówki edukacyjne (kontrola wejść poza godzinami zajęć)
- Hotele (zarządzanie dostępem do pomieszczeń serwisowych i zaplecza)
- Wspólnoty mieszkaniowe i deweloperzy (kontrola dostępu do części wspólnych)
Wdrożenie warto rozważyć, gdy w obiekcie są wyodrębnione strefy o ograniczonym dostępie, gdy wchodzą do niego podmioty zewnętrzne (serwis, dostawcy, klienci), gdy istnieje wymóg historii zdarzeń (RODO, audyty, ubezpieczenia) lub gdy obiekt korzysta z różnych grafików pracy (zmiany, serwis nocny, weekendy).
Najczęstsze pytania o kontrolę dostępu
Ile kosztuje wdrożenie systemu kontroli dostępu?
Czy Roger RACS 5 ma moduł rejestracji czasu pracy?
Czy system można zintegrować z istniejącym alarmem lub CCTV?
Czy RCP w RACS 5 jest zgodny z Kodeksem Pracy?
Co z RODO przy rejestracji wejść?
Co obejmuje umowa serwisowa?
Zobacz pełną ofertę kontroli dostępu, monitoringu CCTV i systemów alarmowych lub przejrzyj wszystkie usługi informatyczne. Przeczytaj też o wdrożeniu outsourcingu IT dla firmy usługowej z okolic Poznania.