W firmie IQ-Networks, ochrona danych osobowych jest dla nas priorytetem. Niniejsza Polityka Prywatności ma na celu wyjaśnienie, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe, jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą, oraz jakie środki stosujemy w celu ochrony tych danych.

Administrator Danych Osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest firma IQ-Networks z siedzibą przy ul. Koronnej 3/31a w Poznaniu 60-652, wpisana do rejestru podmiotów gospodarczych, posiadająca NIP: 7812005899 oraz REGON: 385466154

Cele i Podstawy Przetwarzania Danych

Podstawą i celem przetwarzania Państwa danych osobowych jest:

• Podejmowanie działań niezbędnych przed zawarciem umowy – Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji czynności przygotowawczych, zmierzających do zawarcia umowy, zgodnie z potrzebami i oczekiwaniami naszych klientów w tym wykorzystywaniu danych w wewnętrznych systemach CRM lub innych służącym Administratorowi do realizacji usług.
• Realizacja Usług – Dane osobowe są wykorzystywane w celu wykonania obowiązków wynikających z zawartych umów, w tym świadczenia usług, ich koordynacji, a także prowadzenia rozliczeń finansowych.
• Ułatwienie dostępności – Dane osobowe są przetwarzane w celu zapewnienia sprawnego i wygodnego dostępu do zasobów naszej strony internetowej, forów, czatów online, blogów oraz innych platform prowadzonych przez firmę IQ-Networks.
• Świadczenie wsparcia użytkownikom – Dane osobowe są przetwarzane w celu udzielania wsparcia technicznego, merytorycznego oraz świadczenia usług serwisowych związanych z oferowanymi produktami i usługami.
• Dostosowywanie i analiza – Dane osobowe są przetwarzane w celu personalizacji, analizy oraz doskonalenia oferowanych przez nas produktów, rozwiązań i usług, w tym dostosowywania ich do potrzeb i oczekiwań użytkowników.
• Wypełnianie obowiązków prawnych Administratora – Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności w zakresie prowadzenia dokumentacji księgowej, podatkowej oraz spełniania wymogów związanych z raportowaniem do odpowiednich organów administracyjnych.
• Dochodzenie roszczeń prawnych – Dane osobowe są wykorzystywane w celu zabezpieczenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych Administratora, zarówno na drodze postępowania sądowego, jak i w ramach procedur polubownych.

Podstawa prawna do gromadzenia i wykorzystywania danych osobowych, jak opisano w niniejszej Polityce prywatności, będzie zależeć od danych osobowych i specyficznego kontekstu, w jakim je gromadzimy. Dane osobowe gromadzimy i przetwarzamy w oparciu o jedną lub więcej z poniższych podstaw.

• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – Zgoda osoby, której dane dotyczą Dane osobowe są przetwarzane na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody, np. w celu wysyłania newslettera lub personalizacji treści.
• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – Wykonanie umowy lub podjęcie działań przed zawarciem umowy Dane są przetwarzane w zakresie niezbędnym do zawarcia i realizacji umowy lub świadczenia usług.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze Administrator przetwarza dane osobowe w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa, takich jak przepisy podatkowe, rachunkowe czy archiwizacja dokumentów.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – Prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Administratora lub stronę trzecią Dane są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, takich jak dochodzenie roszczeń, prowadzenie analiz, ulepszanie usług, zapewnienie bezpieczeństwa danych czy marketing bezpośredni.

Kategorie Przetwarzanych Danych

Przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych:

• Dane identyfikacyjne – Obejmuje to dane umożliwiające jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej, takie jak imię, nazwisko, stanowisko oraz inne dane pozwalające na identyfikację osoby w ramach współpracy z naszymi klientami lub partnerami biznesowymi.

• Dane kontaktowe – Zawierają one dane umożliwiające kontakt z osobą fizyczną lub przedstawicielem firmy, w tym adresy e-mail, numery telefonów, adresy korespondencyjne oraz inne dane niezbędne do komunikacji w celu realizacji umowy lub świadczenia usług.
• Dane niezbędne do realizacji umowy – Przetwarzamy dane, które są niezbędne do wykonania zobowiązań wynikających z zawartych umów, takich jak adresy instalacji systemów, dane dotyczące lokalizacji, dane dotyczące pracowników klienta przekazane w celu realizacji procesu migracji systemu, zarządzania infrastrukturą IT lub innych usług związanych z obsługą umowy.

Odbiorcy Danych

W ramach realizacji celów przetwarzania danych osobowych, możemy przekazywać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

• Podwykonawcom i partnerom biznesowym – Dane osobowe mogą być przekazywane naszym podwykonawcom oraz partnerom biznesowym, którzy wspierają nas w realizacji świadczonych usług. Obejmuje to m.in. firmy zajmujące się dostawą sprzętu, świadczeniem usług doradczych, a także dostawcami usług zarządzania projektami czy logistyką. Przekazanie danych odbywa się w celu zapewnienia pełnej realizacji umowy, w tym dostarczenia produktów, usług lub wykonania zleconych działań. 
• Dostawcom systemów IT i hostingu – Dane osobowe mogą być udostępniane naszym dostawcom systemów IT oraz firmom świadczącym usługi hostingowe, które zapewniają infrastrukturę niezbędną do przechowywania danych, zarządzania systemami informatycznymi oraz świadczenia usług w zakresie przechowywania danych w chmurze, baz danych czy serwerów. Przekazywanie danych osobowych w tym przypadku ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa, dostępności i integralności systemów oraz usług świadczonych przez naszą firmę.
• Organom państwowym i instytucjom publicznym – W przypadkach, gdy przepisy prawa nakładają obowiązek udostępniania danych osobowych, jesteśmy zobowiązani do przekazania danych osobowych odpowiednim organom państwowym, takim jak organy ścigania, organy podatkowe, administracyjne, sądy, a także inne instytucje upoważnione do otrzymywania danych w ramach wykonywania swoich ustawowych obowiązków. Tego rodzaju przekazanie danych odbywa się zgodnie z wymogami obowiązującego prawa.

Okres Przechowywania Danych

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wymaganiami związanymi z naturą świadczonych usług. Okres przechowywania danych zależy od podstawy prawnej, na jakiej dane są przetwarzane, oraz celu ich gromadzenia:

• W przypadku realizacji umowy – Dane osobowe są przechowywane przez okres obowiązywania umowy, tj. przez czas jej trwania, a następnie przez okres konieczny do realizacji zadań związanych z umową lub usługami serwisowymi świadczonymi na rzecz klientów, lecz nie dłużej niż wynikałoby to z przepisów lub umów których administrator jest stroną
• W przypadku przetwarzania na podstawie zgody – Jeśli dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, będą one przechowywane do momentu wycofania zgody przez tę osobę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem. W przypadku braku wycofania zgody dane będą przechowywane przez czas niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, np. do zakończenia kampanii marketingowej.
• W przypadku obowiązków prawnych – Dane osobowe, które są przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, będą przechowywane przez czas wymagany odpowiednimi przepisami prawa. Na przykład, dokumentacja księgowa musi być przechowywana przez okres 5 lat, licząc od końca roku, w którym zakończono rok obrotowy, do którego dane się odnoszą. Inne dokumenty, takie jak dokumentacja związana z zatrudnieniem, mogą być przechowywane przez dłuższy okres, zgodnie z wymaganiami prawa pracy i podatkowego.